Conferences – wiele za nami przemawia

Zapewniamy naszym klientom kompleksową obsługę krajowych i międzynarodowych spotkań - kongresów, zjazdów, konferencji, sympozjów, seminariów, organizowanych w Polsce.

Podejmujemy się koordynacji działań na poszczególnych etapach obsługi, rozumiejąc organizację konferencji, kongresów jako proces, w którym wszystkie elementy są ze sobą ściśle powiązane, a każdy etap posiada równie ważne znaczenie dla osiągnięcia sukcesu organizacyjnego.

Świadczymy również usługi w wybranym przez klienta zakresie, w zależności od potrzeb.

Co zyskujecie Państwo, korzystając z naszej oferty?

• Wszechstronną pomoc w organizacji kongresu, konferencji lub innego spotkania
• Oszczędność czasu poświęconego na organizację, a więc i oszczędność pieniędzy
• Większą możliwość skoncentrowania się na zawartości merytorycznej obrad
• Atrakcyjny program towarzyszący

Podejmujemy się najbardziej czasochłonnych i pracochłonnych czynności, poszukujemy najlepszych lokalizacji dla organizowanego kongresu, konferencji, opracowujemy harmonogramy działań i budżety, rozwiązujemy kwestie logistyczne, zajmujemy się koordynacją i nadzorem nad realizacją, rozliczamy wydatki.

Nasza kompleksowa oferta obejmuje:

Planowanie i budżet

Punktem wyjścia wszelkich działań jest opracowanie planu przygotowań i harmonogramu realizacji spotkania. Szczególnie jest to ważne w przypadku dużych spotkań o rozbudowanym programie i zakresie świadczeń.
Przygotowujemy szczegółową wycenę organizacji spotkania, w ramach określonego przez klienta poziomu wydatków. W przypadku występowania różnych źródeł finansowania opracowujemy budżet, uwzględniający przychody i wydatki, związane z organizacją, dbając o zbilansowanie.

Doradztwo

Doradzamy we wszystkich etapach organizacyjnych, wykorzystując nasze bogate doświadczenie, w poszukiwaniu najlepszych rozwiązań dla Klienta.
Proponujemy nowe rozwiązania organizacyjne, opracowane specjalnie na potrzeby realizowanego spotkania. Każde spotkanie jest inne i wymaga zindywidualizowanego podejścia.
Rekomendowane obiekty hotelowo-konferencyjne
Nie ulega wątpliwości, że decyzja o wyborze miejsca odbywania się kongresu, konferencji lub innego spotkania, posiada kluczowe znaczenie dla osiągnięcia powodzenia w realizacji.
Współpracujemy z wieloma hotelami, posiadającymi najlepsze zaplecze konferencyjne w Polsce.

Rejestracja i recepcja

Prowadzimy sekretariat kongresu, konferencji. Przy naszym udziale powstaje i jest rozpowszechniana informacja na temat organizowanego spotkania. Rejestrujemy zgłoszenia udziału uczestników, osób towarzyszących i gości przed i w trakcie kongresu, konferencji.
Prowadzimy bazę zgłoszeń w podziale na poszczególne sesje, czy wydarzenia związane z odbywającym się spotkaniem.
Oferujemy usługi finansowe w zakresie przyjmowania i rozliczenia opłat konferencyjnych. Wykorzystujemy specjalistyczne narzędzie (system obsługi kongresów), które pozwala nam na prowadzenie bazy zgłoszeń, rozliczanie wpłat, przesyłanie potwierdzeń uczestnictwa, przygotowywanie zestawień, raportów.
W czasie trwania kongresu, konferencji zapewniamy funkcjonowanie specjalnej recepcji, prowadzącej rejestrację, wydającej materiałów konferencyjne, faktury, certyfikaty uczestnictwa.

Materiały konferencyjne

Zajmujemy się wydawnictwami związanych z odbywającym się wydarzeniem Drukujemy lub powielamy, materiały konferencyjne (streszczenia wystąpień, program finalny, zaproszenia, certyfikaty uczestnictwa itp.)

Zapewniamy uczestnikom:

• teczki konferencyjne wykonane z dowolnego materiału, standardowe lub według zaakceptowanego wzoru z okolicznościowym nadrukiem,
• plakietki imienne tradycyjne lub elektroniczne karty dostępu,
• galanterię : długopisy, notesy, plany, mapy, upominki...
• Oprawa plastyczna, system oznakowania, sprzęt audiowizualny

Proponujemy przygotowanie i wykonanie projektów kompleksowej oprawy informacyjnej i plastycznej kongresu lub konferencji. W ramach tego rodzaju usług oferujemy, oznakowanie planszami, banerami sal obrad i ciągów komunikacyjnych, budowę stanowisk recepcyjnych, aranżowanie sesji posterowych, a w przypadku wystaw towarzyszących - budowę stoisk wystawienniczych, zabezpieczenie specjalnego oświetlenia i elementów dekoracyjnych.

Organizacja obrad

• Zajmujemy się rozlokowaniem i aranżacją obrad konferencji, kongresu w obiekcie konferencyjnym, zapewniając sprawny przebieg poszczególnych sesji, zgodny z programem.
• Zapewniamy przerwy kawowe, obiady, poczęstunki w przerwach obrad. Dbamy o dostosowanie godzin serwowania do programu i aktualnej ilości uczestników.
• Zabezpieczamy wysokiej jakości wyposażenie techniczne do przeprowadzenia obrad - sprzęt do tłumaczeń symultanicznych, nagłośnienie, sprzęt do prezentacji, sprzęt do głosowania, itp.

Tłumaczenia

Zapewniamy usługi tłumaczy symultanicznych i konsekutywnych najwyższej klasy, specjalizujących się w wybranych dziedzinach nauki oraz językach.

Noclegi dla uczestników

Przygotowujemy specjalne oferty kierowane do uczestników organizowanego kongresu lub konferencji. Dokonując wyboru hoteli bierzemy pod uwagę najkorzystniejszą lokalizację, różnorodność kategorii i wysokość cen. Zamieszczamy ofertę wraz z zaprojektowaną kartą rezerwacji hotelowej na stronie internetowej konferencji lub na naszej stronie. Na życzenie wysyłamy karty rezerwacji hotelowej pocztą lub faksem. Przyjmujemy i potwierdzamy rezerwacje w oferowanych obiektach hotelowych, obsługujemy transakcje kartami kredytowymi (transakcje typu mail order). Zajmujemy się koordynacją i nadzorem zakwaterowania uczestników przed i trakcie konferencji.

Uroczyste przyjęcia, imprezy towarzyskie, catering

Ważnymi punktami oficjalnego programu kongresu czy konferencji są imprezy towarzyskie. Wrażenia uczestników i gości wpływają w znaczącym stopniu na pozytywny odbiór całej organizacji spotkania. Zadbamy o jak niezapomniane wrażenia uczestników, organizując przyjęcia powitalne, bankiety na zakończenie konferencji, gale... w oryginalnych, zabytkowych wnętrzach, w plenarze, w specjalnie zaaranżowanych salach wielofunkcyjnych hoteli, w niekonwencjonalnych miejscach... Zaproponujemy smaczne menu z przewagą oryginalnych potraw kuchni polskiej. Uatrakcyjnimy imprezę programem artystycznym - koncertem, pokazem...

Transport i rezerwacja biletów lotniczych i kolejowych

Oferujemy przejazdy luksusowymi autokarami, mikrobusami i samochodami osobowymi. Opracujemy koncepcję wykorzystania transportu i zadbamy o jego prawidłowe funkcjonowanie w czasie trwania konferencji, kongresu. Zapewnimy przejazdy z lotnisk do hoteli i vice versa, przejazdy na miejsce obrad, zabezpieczymy usługi transportowe związane z imprezami towarzyszącymi - przyjęciami, koncertami.

Zwiedzania, miejskie atrakcje, wycieczki

W czasie wolnym od obrad i oficjalnych spotkań zadbamy o zorganizowanie dla uczestników i osób towarzyszących, interesujących zwiedzań i aktywności. Przygotujemy oryginalne oferty zarówno dla osób, które po raz pierwszy przebywają w Polsce, jak również dla tych, dla których jest to kolejna wizyta. Proponujemy nie tylko klasyczne zwiedzania miast z ich najcenniejszymi zabytkami, ale również zwiedzania miejsc o niepowtarzalnej i wyjątkowej atmosferze, interaktywne gry, pokazy i prezentacje. Przed i po konferencjach oferujemy kilkudniowe wycieczki do najciekawszych regionów naszego kraju.

Inne usługi - gdyż, czasem specyfika konferencji, kongresu wymaga zapewnienia nietypowych usług.

Jakie mogą one być?

• Zapewnienie zezwolenia na organizację imprez o charakterze masowym.
• Serwis fotograficzny.
• Ubezpieczenie konferencji.
• Organizacja podróży do Polski dla VIP, wykładowców, ekspertów itp.
• Koncerty, pokazy.
• Wynajem namiotów na imprezy plenerowe.
• Wynajem sprzętu scenicznego.
• Usługi według życzenia klienta.